IL DPO: QUADRO NORMATIVO GENERALE E FIGURA PROFESSIONALE
Gentili Colleghe, Egregi Colleghi,
Uno degli aspetti che destano sempre maggiore preoccupazione ed oggetto di discussioni per ripetuti episodi di improprio utilizzo per l’assoluta importanza che riveste nella vita, sia personale che in quella lavorativa a tutti i livelli, è quello della protezione dei dati personali, esempi di abusi sono all’ordine del giorno. Per queste ragioni l’Unione Europea ha da tempo cantierato precise disposizioni di natura cogente e profilato la figura del DPO.
In Italia, l’attività del Data Protection Officer (DPO) è regolata principalmente dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), che è il Regolamento UE 2016/679, direttamente applicabile in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, inclusa l’Italia.
A livello nazionale, la normativa specifica che integra il GDPR in Italia è il Decreto Legislativo n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018, che ha armonizzato la normativa nazionale con le disposizioni del GDPR.
Il D.lgs. 101/2018 ha infatti adeguato il preesistente Codice Privacy italiano alle disposizioni del GDPR, creando un quadro normativo integrato. Questo decreto non contiene disposizioni specifiche aggiuntive sul DPO rispetto a quelle già previste dal GDPR, ma conferma e integra nel sistema italiano le norme europee relative a questa figura.
Le disposizioni specifiche sul DPO si trovano principalmente negli articoli 37, 38 e 39 del GDPR, che definiscono rispettivamente:
• I casi in cui è obbligatoria la designazione del DPO
• La posizione del DPO all’interno dell’organizzazione
• I compiti del DPO
Queste norme sono direttamente applicabili in Italia senza necessità di ulteriori implementazioni legislative nazionali.
Il Data Protection Officer è quindi una figura professionale introdotta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea. Questa figura ha un ruolo cruciale nella gestione della conformità alla protezione dei dati all’interno delle organizzazioni. Ecco gli aspetti principali del DPO:
• È obbligatorio per autorità pubbliche, organizzazioni che effettuano monitoraggio regolare e sistematico degli individui su larga scala, e organizzazioni che trattano dati sensibili su larga scala.
• Le responsabilità chiave includono:
o Informare e consigliare l’organizzazione sui suoi obblighi in materia di protezione dei dati
o Monitorare la conformità al GDPR e alle politiche interne
o Fornire consulenza sulla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati
o Cooperare con l’autorità di controllo (come il Garante Privacy in Italia)
o Fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo
• Il DPO deve avere competenze professionali, in particolare conoscenza specialistica della normativa sulla protezione dei dati e delle pratiche in materia.
• Deve operare in modo indipendente, riferire direttamente ai vertici dell’organizzazione e non può essere penalizzato per l’esecuzione dei propri compiti.
Il Data Protection Officer (DPO) può essere sia interno che esterno all’organizzazione. Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) permette espressamente entrambe le opzioni. Ecco le caratteristiche principali di ciascuna soluzione:
DPO interno:
• È un dipendente dell’organizzazione
• Conosce già la struttura aziendale e i processi interni
• Può dedicare tempo pieno al ruolo o combinarlo con altre responsabilità (purché non ci siano conflitti d’interesse)
• L’organizzazione deve garantirne l’indipendenza e l’assenza di conflitti d’interesse
DPO esterno:
• È un professionista o un’organizzazione esterna ingaggiata tramite un contratto di servizi
• Offre una prospettiva indipendente e imparziale
• Può servire più organizzazioni contemporaneamente
• Spesso porta competenze specialistiche ed esperienza diversificata
• Può essere vantaggioso per organizzazioni più piccole che non possono giustificare un ruolo a tempo pieno.
In entrambi i casi, il DPO deve avere le competenze professionali necessarie e la conoscenza specialistica della normativa sulla protezione dei dati, oltre alla capacità di svolgere i compiti richiesti dal GDPR.
La scelta tra DPO interno o esterno dipende da vari fattori, tra cui le dimensioni dell’organizzazione, la complessità delle operazioni di trattamento dei dati, le risorse disponibili e la necessità di competenze specialistiche.
UIA Ufficio Tecnico